こんにちは。じゃっくです。
某広告系企業で採用担当やってます。
6月に入り大手企業の選考および内々定出しがスタートしています。
私たち企業の採用担当にとっても一つの節目であると同時に、ここからがスタートでもあります。
内々定を通知するということは、その承諾と辞退という答えを受け取るということにもなります。
内々定を通知した学生に辞退されるということは恋人にフラれたような感覚を受けますし、採用担当の業務としては「失敗」の一つになります。非常に辛いものがあります。
その一方で、お互いに選ぶ立場であり選ばれる立場でもあります。就活生も自分の人生を決める重要な岐路であるため、複数の会社を受けて内々定を受け、そこから1社選ぶというのは当然の対応です。
従って、内々定辞退を完全に無くすことはできません。
今回は、人事目線で複数内定を持たれている就活生の方に向けて「内定辞退」の方法と対応についてご紹介します。
「良くしてもらった人事担当に申し訳ない」「引く止められるんじゃないか」「注意されるんじゃないか」と思う方も多いと思いますので、参考にしてもらえればと思います。
内定辞退を伝える方法
まずは辞退を伝える手段についてです。以下の直接来社・電話・書面・メールの4パターンがあります。
直接来社
会社に出向いて直接内定辞退を伝えるという手段です。
誠意を示すという意味においては最も丁寧で望ましい対応かもしれません。
但し、一般的な内定辞退というケースにおいて、ここまでの対応は不要だと思います。理由は以下の通りです。
①相手方の時間と場所を拘束することになる
②辞退伝達という行為は人事側としても学生側としても生産性の高いものではない
入社するという前提であればお互い会って情報共有・確認・指示するということが必要になりますし、意味がある行為です。
しかし、「内定辞退＝入社しない」ということであれば、お互いそれ以上関係性を持つ必要性がない訳なので、お互いの時間や場所（場合によっては来社の交通費等）を使ってまで対応する必要性は高くありません（※冷たいように聞こえるかもしれませんが）。
また、内定辞退については話をする方も受ける方も気持ちの良い話ではありませんで、敢えて気を遣う対面でなくても良いと思っています。
※今年に関して言えば、コロナの影響もありそもそも来社NGという可能性もありますが
電話
個人的にはベストな手段と考えるのは「電話」です。
誠意や謝罪の気持ちを伝えやすいですし、対面来社よりも時間・場所の制約が少なく済みます。
後述しますが、心境の機微や辞退理由の詳細は文章で伝えるのは難しい部分もありますので、そこを補えるという意味で電話は効果的です。
但し、特定の担当者宛に連絡する場合、「担当者不在でなかなか繋がらず辞退が伝えられない」というケースもあると思います。その場合は下記に記載するメールと併用すると良いと思います。
その場合は、以下の内容をメールに記載しましょう。
①電話したが不在だったのでメールで連絡した旨
②内定辞退について・辞退理由について
③また改めて電話する旨を伝える
大抵のケースは先方から折り返しの電話があるはずなので、そこでしっかり辞退について伝えましょう。
書面
メールよりも誠意が伝わり、電話よりも丁寧な対応になります。
但し、個人的には書面も不要です。理由は以下の通りです。
①作成するのに時間を要する・費用もかかる
②相手の受領確認ができない・タイムリーな連絡手段ではない
③受け取った側も処分に困る
①については、直接来社が不要であることと同じ理由です。「内定辞退」という今後の関係に発展性が無い状況であるにも関わらず、余計な負荷や負担はかける必要はありません。
②については、本人は提出したつもりでも相手方が受け取れていないリスクがあります（辞退の意思が伝わっていない）。また、郵送と入れ違いで会社側から連絡がある可能性もあり、結果的に二度手間やトラブルになる可能性もあります。
③についてですが、保管して使用する書類でもないため結果的に処分することになるのですが、個人情報にも当たるため適正な処分が必要です。私も経験があるのですが、処分する側も何故か心苦しくなりますので、二重の意味で相手に負荷をかけていることになります。
メール
電話の次の手段としてはメールになります。
やや機械的な対応ではありますが、上述した電話との組み合わせがベストでしょう。
メールだけで済ますというのは誠実さに欠けるとも言えますが、以下のような場合はメールで十分です。
①選考過程での辞退（内々定を提示する前）
②何度か辞退の連絡をしているが、慰留を受けて断りきれないケース
①のようにまだ内々定に至っていない段階で、面接などの選考を辞退するケースはメールで十分だと思います。但し、面接当日の辞退などは緊急性もあるため電話で連絡するとより丁寧でしょう。
②のケースはあまりないと思いますが、これまで何度か電話で辞退意思を伝えているのであれば、誠意を尽くしたと言えます。相手の会社がしつこいようであれば、最後はメールで終わらせるのも手段の一つです。
ちなみに私は、内定を出した学生から「他社から引き止められていて辞退できない」という相談を受けたことがあります。もし辞退が認められないのであれば、学校のキャリアセンター・就職かなどに相談するのも良いでしょう。
※番外編：エージェント/学校経由
エージェント（新卒紹介）
最近はエージェント（新卒紹介）経由で応募するケースも増えています。
基本的に選考を受けているのは就活生本人と企業側であるため、内定辞退は直接本人が伝えても問題ないと思います。但し、エージェントによっては合否連絡や内定承諾連絡を請け負っているケースもあるので、辞退を検討する場合は、エージェントに対応を相談してみましょう。
また、エージェント側もビジネスであることは留意して利用しましょう。
紹介した学生の入社が決まれば、エージェント側に報酬（紹介手数料）が入る仕組みになっています。
エージェント経由の内定先と自主応募の内定先で迷っている場合は、エージェント側は紹介した企業で内定承諾して欲しいと思っているはずです。「相談」と「判断」はしっかり分けて考えましょう。
学校経由
就職課やキャリアセンターからの紹介で受けている企業の場合でも、基本的には自主応募になると思います。従って、内定辞退連絡も自身で行いましょう。
但し、学校推薦や研究室推薦などを受けている場合は要注意です。
この場合、そもそも「辞退出来ないケース」などがあります。理系大学院や高専などでは、学内選考を経て推薦されている場合もあり、実質的に単願のような形式になります。
また、上述したように「内定辞退が出来ない」といったトラブルがあった場合は、大学の就職課・キャリアセンターの相談するのは有効かもしれません。他の学生の事例を把握しているので、適切なアドバイスを貰えるかもしれません。
※企業側は大学との関係性がこじれる・注意を受けることは避けたいはずで、「大学に相談します」と一言伝えるのも効果的です
内定辞退を伝えるタイミング
これは人事側の意見ですが、早ければ早い方が良いです。
もし、採用には枠数というものがあります。もし辞退者がでるなら他の学生にチャンスを与えたいところです。
辞退連絡は心苦しくなるものですが、辞退してしまえばお互いスッキリして次に進むことができます。
辞退の際に伝えるべきこと
何事においてもそうですが、「断り方」は難しいものです。
あまりあれこれ言うよりは、シンプルかつ気持ちを込めて内定辞退を伝えましょう。
挨拶と名乗り
メールでも電話でもそうですが、なんの挨拶や名乗りもなく「内定辞退します」「今日の面接を辞退します」と連絡してくる人がいます。
当たり前ですが、学校名も名前も名乗らなければ「どこの誰から」の辞退連絡なのか分かりません。従って、辞退を受け入れようもありません。
自分が何者なのかをしっかり伝えましょう！
誠意と気持ち
内定を提示しているということは「あなたと一緒に働きたい」という気持ちの表われです。
勿論、人・場所・時間・お金などの要素もかかっていますが、なによりも相手の気持ちに沿う形で気持ちを込めて内定辞退をしましょう。
※極端な例ですが、「好き」という気持ちを伝えてくれた相手に乱暴なフリ方をする人はダメでしょう
伝えるポイントは以下の通りです
・内定をいただけたことに対する御礼の気持ち
・これまで関わってくれた人や時間に対する御礼
・内定を辞退したいという意思
・簡単な辞退理由
・申し訳なく思っていること
メール等での定番の文章を記載してみましたので、参考にしてください↓
【辞退メールの文例】
この度は、内々定をいただきありがとうございます。
このような光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内々定を辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり大変申し訳ございません。
本来貴社にお伺いし、直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただければと存じます。
辞退理由・他社承諾先
メールや文章での辞退であれば、簡単な説明で大丈夫です。
多くの場合は、他社の内定を承諾するということになると思います。
上記の文例にあるような言い回しで大丈夫でしょう。
但し、直接来社や電話での辞退の場合はある程度具体的に伝えることもあるでしょう。
その場合も正直に伝えることが一番です。仮に同業他社に決めるような場合でも、特に遠慮する必要はありません。社名も含めて正確に伝えましょう。
また、「何故そちらの会社を選んだのか？」ということを尋ねられることもあります。（私も必ず電話で直接聞きます・・・）
これも本当の気持ちを伝えることが一番です。
例えば「給料が良いから」「転勤がないから」「知名度があるから」「安定していそうだから」「他社のヒトに惹かれたから」など、一見すると失礼にあたるようなどうしようもない理由であっても、それが事実なら伝えて欲しいものです。
それが、その会社のためになるからです。
人事担当というものは、自社が求職者からどう評価されているのかを客観的に知る必要があります。
最後の誠意として、正直に正確に辞退理由を伝えてください。
※番外編：慰留や引き留めにあったら
自身の意思はしっかり伝えましょう。それにつきます。
引き留めを受けて心が揺らぐようであれば、何故迷うのか考えてみてください。
「申し訳なさ」という感情部分が最も強いのであれば、それは無視しましょう。就職先は仕事の内容や環境・待遇で選ぶべきです。
また、口頭であれメールであれ辞退の意思を伝えた時点で、相手の了承に関わらず辞退できます（法的な見解として）。
相手企業側への感謝や謝罪の気持ちは伝えつつ、結論部分は毅然とした態度で臨みましょう。
それでも辞退が上手くいかない場合は、上述した「メールで終わらせる（電話に出ない）」「大学のキャリアセンターに相談する」といった手法も検討してみましょう。
最後に
内定辞退の連絡は、人事担当としては本当に辛いものです。
但し、会社側もある程度は覚悟をしています。
トヨタ自動車、三菱商事、ソニー、電通といった有名人気企業であっても一定数内定辞退は存在します。アナウンサー・パイロットのような人気職種も同様です。
相手側も織り込み済みではあるということです。
当たり前の誠意と丁寧さを持って対応すれば、問題なく辞退対応できます。
辞退を迷っているという方は、まずは連絡・行動してみましょう。
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