こんにちは。じゃっくです。
某広告系企業で採用担当やってます。
就職活動で内定承諾を決めた方の多くは、「内定承諾書」を提出することが多いと思います。
多くの場合は企業指定の用紙に記名・捺印して返送するというケースかと思います。
一方で、最近はネット・スマホによる電子連絡・電子決済・電子承認が増えています。従って「郵便物を送ったことがない」という学生も多いです。
「どう書いてよいか分からない」「この書き方・送り方が合っているか不安」という方向けに記事にしましたので参考にしてください。
なお、内定承諾までにやるべきことについては、以下の記事を参照ください！
※【就職活動】内定承諾を迷っている人がやるべき5つのこと
単純な書類の記入・郵送ですが、最悪の場合は承諾期限に内定承諾書が届かないというケースもありますので、注意しましょう。
内定承諾書送付前に確認すべきこと
承諾期限（必着か消印有効か）
内定通知時に、承諾期限が設定されていると思います（※いつまで待ってもらえるかというもの）。
郵送の場合、郵便局やポストに出した日と企業に到着する日にタイムラグがあります。
仮に「承諾期限＝書類必着日」である場合、郵送にかかる日数も考慮して投函する必要があります。
日本国内であれば、基本的に離島を除き2～3日もあれば届くと思いますが、念のため3日程度は余裕を持った方が良いでしょう。
また、土日営業していない会社の場合は、月曜日が必着であれば金曜日には届くように計算すると良いでしょう。
消印有効という場合は、受付日の日付が記されていれば問題ありませんが、ポスト投函が遅い時間になると、回収日は翌日（消印も翌日）となるので注意しておきましょう。
内定承諾期限の場合、大半は必着日で指定されていると思います。
何らかの事情で間に合わない・ギリギリになりそうという場合は事前に電話やメールで連絡を入れてお詫び・承諾の意思を伝えた上で、「速達」で郵送するなどの対応をしましょう。
余談ですが、内定承諾期限を1日過ぎたからといって内定取り消しになることはないと思います。
但し、互いに「約束した期日」を守るのは社会人として当たり前です。1～2名しかない採用数の職種や企業であれば、期日を超えた承諾書は受理されないケースもありますので気を付けましょう。
内定承諾書以外の必要書類の有無
こちらは内定先企業からの案内を確認してください。
企業によっては、「卒業見込み証明書」「成績証明書」「健康診断結果」などを同封するように指示があります。また、内定承諾書以外の企業指定の書類を送るケースもあるかもしれませんので、漏れが無いように確認しましょう。
内定承諾書記入の注意点
ボールペンで丁寧に書く
学校名・学部、氏名、住所、電話番号などを書くことが多いと思います。
手書きのビジネス文書やサインはボールペンが基本です。
※フリクションボールペンの使用も基本NGです
また、内定承諾書は入社後も保管される入社書類になりますので、楷書で丁寧に書きましょう。
誤字は訂正印で修正
万が一、誤字・脱字があった場合は、修正ペン・修正テープではなく二重線＋訂正印を押しましょう。
そして、正しく書き直してください。
「手書きの履歴書やESでは訂正印を使わずに書き直し」というのがマナーと言われています。
訂正印を押さない方が良い理由は『訂正印＝間違っていますよ』という悪目立ちを避けるためですが、内定承諾書はおそらく原本1部しかないはずです。
乱暴な言い方ですが、既に内定という結果には変わらないので、多少見栄えが悪くても割り切って訂正印で修正しましょう。
※当たり前ですが、間違いのないように慎重に記入するようにしましょう
捺印の有無を確認
日本は押印文化が根強く残るため、捺印が必要となる書類は多いです。
内定承諾書も大半は捺印が必要となります。
認印で構いませんので（シャチハタはNG）、忘れないように捺印しましょう。
郵送の注意点
封筒マナーに則って書く
封筒の書き方には基本マナーがありますので、まずは基本マナーを押さえましょう。
以下の新卒紹介サービスのサイトでも紹介されていますので参照してみてください。
特に注意点は以下の通りです。
送付状を同封する
書類を郵送するときには送付状（添え状）を同封しましょう。
送付状が無くても郵便は届きますし、内定承諾書も受理されるでしょう。
但し、ビジネス上の郵送物・配送物には送付状を同封するのは基本的なマナーです。
Googleで「送付状」「Word」と検索すれば無料でWordファイルをダウンロードできます。
特にフォーマットに決まりはありませんので、上手く活用すると良いでしょう。
切手を貼る or 郵便局で郵便料金を払う
非常に当たり前のことですが、封筒には切手を貼りましょう。
（※料金不要の封筒を会社から渡された場合は除く）
これは信じられないかもしれませんが、切手を貼らずにポストに投函する学生がいます。
最近は「郵便を送る」という行為そのものを経験したことがない学生も多いため、致し方ないのかもしれません。
しかし、切手無しでポストに投函された封筒の郵便料金は受け取り手の会社側が郵便料金を支払う必要があります。自分の意志で出す承諾書の郵送料を相手に負担させるというのはかなり失礼です（年賀状やDMが送られてきて、受け取る側がお金を請求されたら嫌でしょう笑）。
切手は郵便局（またはコンビニエンスストアや書店等）で売っていますが、封筒のサイズや重さによって必要金額が異なります。切手を貼らずとも、郵便局に封筒を持参してお金を払えば所定の切手を貼って郵送手続きをしてくれます。
郵便の種類は特に指定がなければ「普通郵便」で良いと思いますが、「個人情報を記載する用紙であること」や「届いたかどうかを確認できた方が良い」という点において心配な人は、配達記録できる「簡易書留」が無難です。
※郵便の種類は日本郵便株式会社のHPでご確認ください
宛名（部署名・担当者名・敬称）を書く
会社名・部署名（担当者名も分かっていれば）は省略せずに書きましょう。
会社には一日に非常に多くの郵便物が届きます。部署名が無い書類は行き場がなくなり、開封されるまで時間を要します。
また、会社によっては人事担当部署にも多くの担当社員がいる場合があります。
採用担当の氏名を宛名で書くということは、重要な書類を確実に担当者まで届けるための差出人側の工夫でもあります（自宅宛てに郵便物が届いたときも、誰宛か記載があった方が良いでしょう）。
会社名・部署名なら敬称は「御中」、採用担当者名なら敬称は「様」です。
稀に、封筒を会社側から渡された場合に、封筒の下の方に会社名や住所が印字されている場合に住所や宛名を書かないまま郵送する人がいます。
宛名を書く必要がない返信用封筒は、封筒の真ん中に住所・会社名が印字されており、「～行」という記載があります。※ちなみにこのケースは「行」を二重線で消して横に「御中」「様」と記載すべきです
封筒の下部に小さく記載されているのは、あくまでもその封筒が会社製であるという印です。基本的には手書きで宛名を書きましょう。
裏面に差出人（自分）の住所・氏名を書く
差出人を記載しておかないと、万が一、送付先の住所や社名に不備があった場合、手元に封筒が戻ってきません。
また、相手に「誰からの郵便物なのか」を明示するのは基本マナーです。
※どこの誰か分からない郵便物を開けるのは多少抵抗があるでしょう
「内定承諾書在中」と朱書きする
これはなかなか出来ている学生は少ないですが、中の書類は封筒に明記している方が望ましいです。
採用担当は内定承諾書が届くことを心待ちにしています。
つまり、かなり重要な書類であるという位置付けの郵便になる訳です。
「『内定承諾書在中』と朱書きする＝重要な書類ですよ」という明記です。
就活生の皆さんにとっても重要な書類だと思いますので、明記して郵送しましょう。
郵送後に電話またはメールで一報を入れよう
郵送後は電話かメールで会社に連絡しましょう。理由は以下の2点です。
・相手に自分の気持ち・意思を自分の言葉で伝えるため
・万が一、郵便事故で届かなかったときに内定承諾の意思表示を示しておくため
前述したとおり、企業の採用担当は皆さんからの内定承諾書を心待ちにしています。
そして、来年4月にファーストキャリアを築く会社になります。
皆さんが承諾書を提出する際には、その思いや決意を伝えましょう！
最後に
内定承諾書は就職活動のの合否に関係する書類ではありません。
但し、承諾後～入社までの関わる人事担当との関係性のスタートラインです。
そして何より、来年4月からお世話になる会社との関係性のスタートでもあります。
書類の書き方や送り方は、入社後に覚えなければいけないマナーでもあります。
自分の努力で勝ち取った内定を自分で価値あるものにするために、基本的な部分から確実に対応していきましょう！
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